logo

Kontakta oss

Besöksadress

Eriksövägen 27
185 37
Vaxholm

Telefon

08 - 541 708 00

Har du frågor om innehållet på den här sidan

Vaxholms stads berednings-process - så bereder vi ärenden i Vaxholms stad

Kommunfullmäktige beslutade 2011-06-20 att fastställa en kommungemensam berednings-process för Vaxholms stad. Processen ska börja tillämpas från och med den första januari 2012.

Målsättningen med Vaxholms stads beredningsprocess är att skapa en öppen kommungemensam process som är lätt att förstå och använda. En enhetlig process tydliggör roller och ansvar och bidrar därigenom till bättre beslutsunderlag. Den tydliga strukturen och ökad tillgänglighet genom IT gör det enklare för invånarna att ta del av samt granska de kommunala besluten vilket stärker rättssäkerheten och utvecklar den lokala demokratin.


För varje steg i beredningsprocessen återfinns ett antal framgångsfaktorer som stöd för beredning, beslutsfattande, uppföljning och lärande.



Beredningsprocessen
Beredningsprocessen omfattar sex steg. Alla ärenden som ska beslutas av de politiska organen ska genomgå de sex stegen. Med en dokumenterad beredningsprocessprocess kan alla tjänstemän och förtroendevalda i Vaxholms stad vara säkra på vad som förväntas i det gemensamma arbetet. På så sätt skapar vi förutsättningar för att rätt ärenden bereds på rätt sätt och med långsiktigt hållbart resultat.



Ett ärende kan inledas på olika sätt, genom ett politiskt initiativ, en inkommen skrivelse eller genom ett förslag från kommunens tjänstemän.
Rutinärenden utreds och beslutas av tjänstemännen enligt gällande riktlinjer och delegeringsordning.
Principiella ärenden och ärenden av större vikt ska diskuteras av ordföranden och förvaltningschefen för en första bedömning av ärendet.


Framgångsfaktorer

  • Förtroendevald: god kommunikation inom partier, mellan gruppledare och respektive nämnds ordförande samt visavi förvaltningschef säkerställer rätt utgångspunkter för beredningen.
  • Tjänsteman: granska om beslutet ryms inom delegeringen när ett nytt ärende inkommer.



Innan ett ärende utreds av tjänstemännen ska de förtroendevalda bestämma vilken inriktning utredningen ska ha. Nämndens ordförande bestämmer vilka ärenden som ska prioriteras och ger förvaltningschefen ramarna för vad som ska utredas.


Eventuellt deltar nämndens vice ordförande och oppositionens gruppledare vid bedömningen. Då skapas en tidig medvetenhet om ärendena och en tidig förankring inom respektive block möjliggörs.


Framgångsfaktorer

  • Förtroendevald: Fundera över om ärendet är i linje med nämndens mål och om det ska det utredas.
  • Förtroendevald: ge tydliga direktiv för förvaltningens beredning. Beskriv för förvaltningschefen vad som ska göras, varför och när det ska vara klart. Förtroendevalda ska fokusera på VAD-frågorna och lämna utredning och metodfrågor till tjänstemännen.
  • Förtroendevald: förankra ärendena i partierna på ett tidigt stadium.
  • Förvaltningschef: integritet och lyhördhet.



Efter att de förtroendevalda bestämt inriktning för utredningen, tar tjänstemännen fram information, gör en analys och sammanställer ett beslutsunderlag. Respektive tjänsteman tar fram skriftligt beslutsunderlag som ska stämmas av med förvaltningschef innan den politiska beredningen (se avsnitt 4, Avstämning).


Framgångsfaktorer

  • Förtroendevald: meddela om ärendet fortfarande är prioriterat, så att resurser används optimalt.
  • Tjänsteman: uppskatta tidsåtgången och när ärendet ska presenteras. Meddela förvaltningschef.
  • Tjänsteman: remittera ärenden till andra nämnder innan den egna utredningen påbörjas. Detta skapar en tidig medvetenhet och minskar tidsåtgången.
  • Förvaltningschef: planera förvaltningens och respektive tjänstemans arbete så att det är klart inför avstämningen.



Inför nämndens sammanträden genomför ordförande (samt eventuellt vice ordförande och oppositionens gruppledare) och förvaltningschef en formell avstämning med genomgång av utredningar och förslag till beslut.


Framgångsfaktorer

  • Ordförande: se till att endast kompletta ärenden finns på dagordningen. Nämndens ledamöter måste ha genomarbetade beslutsunderlag för att fatta väl underbyggda och förankrade beslut.
  • Ordförande: avgör om det behövs muntlig föredragning eller om tjänsteutlåtandet är tillräckligt för att fatta beslut. Avgör även om bilagor ska skickas ut med beslutsunderlaget.



Den politiska förankringen är ett kritiskt steg i beredningsprocessen. För att det ska vara möjligt att fatta väl underbyggda beslut måste alla ärenden som ska beslutas diskuteras inom partierna, inom blocken och mellan blocken i god tid innan sammanträdena.


Framgångsfaktorer

  • Förtroendevalda: ta fram skriftliga förslag till beslut inom partigrupperna om förvaltningens förslag till beslut inte stämmer med partiets uppfattning.
  • Förtroendevalda: utväxla och förankra alltid partiets hållning inom blocket inför sammanträde.
  • Förtroendevalda: utväxla eventuellt de politiska ståndpunkterna skriftligt mellan blocken innan sammanträdet.
  • Förtroendevalda: frågor om beslutsunderlagens innehåll ska ställas till förvaltningen innan sammanträde. Förvaltningen är ett stöd för förtroendevaldas beslutsfattande.




Beslut i ärende fattas på sammanträde. Ett bra och förankrat beslut bygger på ett bra beslutsunderlag och god kommunikation inom och mellan partierna vilket sammantaget understödjer den lokala demokratin.


Framgångsfaktorer

  • Ordförande: stryk ofullständiga ärenden från dagordningen. Nämndens ledamöter ska vara välinformerade för att fatta beslut.
  • Ordförande: tidsätt de muntliga föredragningarna och tiden för frågor för att effektivisera sammanträdena. Avgränsa frågorna till ärendet som ska behandlas.
  • Tjänsteman: var förberedd, disponera tiden väl och håll angivna tidsramar.

På gång

19jun2017
Kommunfullmäktige19:00-22:00Sessionssalen, Rådhuset
Kommunfullmäktige sammanträder
13nov2017
Kommunfullmäktige19:00-22:00Sessionssalen, Rådhuset
Kommunfullmäktige sammanträder
18dec2017
Kommunfullmäktige19:00-22:00Sessionssalen, Rådhuset
Kommunfullmäktige sammanträder

Dela sidan