Allmän handling
Majoriteten av den information som upprättas eller som inkommer till kommunens olika myndigheter utgörs av så kallade allmänna handlingar.
Varje nämnd inom en kommun är en egen myndighet och hanterar allmänna handlingar i enlighet med gällande lagstiftning. Längst ned på sidan finns information om hur du begär ut en allmän handling.
Offentlighetsprincipen är grunden
Offentlighetsprincipen står angiven i grundlag, Tryckfrihetsförordningen (TF), och innebär bland annat att varje medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar.
Genom offentlighetsprincipen skapas en möjlighet för medborgare att få insyn i den offentliga verksamheten. Offentlighetsprincipen bidrar också till att medborgare aktivt kan delta i olika samhällsfrågor genom att inhämta samt ta emot diverse information.
Rätten för alla att ta del av allmänna offentliga handlingar hos statliga och kommunala myndigheter, handlingsoffentligheten, är en del av offentlighetsprincipen. För att du som medborgare ska kunna utnyttja dina medborgerliga rättigheter är det nödvändigt att känna till vissa regler om allmänna handlingar.
Kriterier för en allmän handling
Definitionen av begreppet handling anges i 2 kap. 3 § TF och avser en handling som innehåller information av något slag. En handling utgörs vanligen av ett pappersdokument men kan även vara en informationsbärare såsom e-post, elektroniska dokument med mera.
För att en handling ska anses som en allmän handling måste de kriterier som anges i TF vara uppfyllda. Enligt 2 kap. 4 § TF krävs det att handlingen förvaras hos myndigheten, samt att den är inkommen till eller upprättad hos myndigheten.
Förvarad handling
En handling anses som förvarad hos myndigheten oavsett om denna inkommit eller upprättats vid myndigheten. Utgångspunkten för bedömningen av om en handling är förvarad eller inte vid en myndighet är tidpunkten för sökandes begäran. En handling anses förvarad hos en myndighet så fort handlingen är tillgänglig där.
För en fysisk handling innebär det att den fortfarande anses förvarad hos myndigheten även om en handläggare skulle ta med sig handlingen hem över helgen eller till ett externt möte.
Inkommen handling
En handling är att anses som inkommen när den kommit kommunen, förvaltningen eller berörd tjänsteperson tillhanda. Handlingen kan komma till myndigheten genom vanlig postgång, e-post, läggas i myndighetens brevlåda, fax m.m.
Upprättad handling
För att en handling ska anses upprättad krävs det att handlingen expedierats utanför den egna myndigheten, eller att ärendet till vilken handlingen hör har slutbehandlats. Ett annat exempel kan vara ett sammanträdesprotokoll, vilket anses vara upprättat när detta är justerat.
Allmän handling och sekretess
Allmänna handlingar är antingen offentliga eller hemliga, dvs. omfattas av sekretess. Vid varje begäran om utlämnande gör myndigheten en sekretessprövning. Är handlingen sekretessbelagd kan det innebära att hela handlingen eller delar av handlingen inte lämnas ut. Syftet med att sekretessbelägga en handling kan till exempel vara för att skydda enskilda människors privata förhållanden inom exempelvis socialtjänsten. Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i offentlighet- och sekretesslagen eller i annan lag som offentlighet- och sekretesslagen hänvisar till.
Utlämnande av allmän handling
Varje gång en handling begärs ut är kommunen skyldig att pröva om handlingen kan lämnas ut. Det är den myndighet inom kommunen som har hand om handlingen som ska pröva om handlingen kan lämnas ut eller inte.
Vill du ta del av en allmän handling, kontakta respektive förvaltning alternativt kansliet på Vaxholms stad.
E-post: kansliet@vaxholm.se
Om din begäran är omfattande eller otydlig kan kommunen kontakta dig och be dig specificera din begäran för att du ska få ett snabbare svar.
Du har rätt att läsa allmänna handlingar kostnadsfritt i kommunhusets reception (om de inte omfattas av sekretess se nedan) . Önskar du få kopior som du kan ta med dig hem gäller Vaxholms stads kopieringstaxa.
Om du inte får ta del av en allmän handling
Kommunen kan neka dig att få ta del av hela eller delar av en allmän handling om den innehåller sekretessbelagd information. Du kan då begära att myndigheten fattar ett avslagsbeslut som du kan överklaga. Kommunen är skyldig att motivera sitt beslut samt skicka med en överklagandehänvisning där det står till vem och inom vilken tid du kan överklaga.