Skicka leverantörsfaktura

Som leverantör till Vaxholms stad kan du effektivisera både din egen och kommunens fakturahanteringsprocess genom att skicka elektroniska fakturor till oss. Enligt nytt lagkrav måste du som leverantör kunna skicka elektroniska fakturor (e-fakturor) till offentlig sektor från och med 1 april 2019.

Lagen gäller inte inköp som görs på ramavtal utfärdade före 1 april 2019. I dessa fall kan du som leverantör fortsätta skicka fakturor enligt tidigare överenskommelser under hela avtalstiden.

Leverantörer, föreningar med flera som saknar särskilda avtal med kommunen och i dagsläget inte har möjlighet att skicka e-fakturor kan fortsätta att skicka pappersfakturor tills vidare.

• Observera att PDF-fakturor inte är e-fakturor och därmed inte godkända enligt de nya lagkraven.
• Fakturor som innehåller information som riskerar att röja sekretessuppgifter eller annan säkerhetsinformation skall inte skickas som elektroniska fakturor.

Att tänka på vid fakturering

Information som skall finnas på fakturor till Vaxholms stad

• Referenskod (=ett ansvarsnummer/kostnadsställe), se mer information nedan
• Bankgiro – eller plusgiro
• Organisationsnummer
• Fakturanummer eller OCR-nummer
• Fakturadatum
• Faktureringsadress
• Fakturabelopp
• Momsbelopp samt momssats
• Momsregistreringsnummer
• Vad fakturan avser
Läs mer om fakturor på skatteverket.se

Om det saknas uppgifter om exempelvis organisationsnummer, betalinformation eller fakturanummer skickar vi tillbaka din faktura. Du får då skicka en ny faktura med de kompletterade uppgifterna, nytt fakturadatum och ny förfallodag.
Det är viktigt att fakturor ställs till Vaxholms stad, som är vårt juridiska namn.

Referens på fakturor till Vaxholms stad

När du skickar en faktura till Vaxholms stad måste du ange en korrekt referens.
Vaxholms stads referens är numerisk och ska bestå av 6 siffror.
Varje enhet inom Vaxholms stad har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.
Personen som beställer varor/tjänst hos ert företag måste ange referens (= ansvarsnummer/kostnadsställe). I annat fall måste ni som leverantör fråga efter referensen.

Faktureringsadress

Vaxholms stads faktureringsadress:

Vaxholms stad
Fakturor
Box 1
185 21 VAXHOLM
Organisationsnummer: 212000-2908
VAT-nummer: SE212000290801

Vaxholms stads referens är numerisk och ska bestå av 6 siffror.
Varje enhet inom Vaxholms stad har en egen referens som är lika med ansvarsnummer/kostnadsställe. Referensen talar om vem hos oss som ska betala fakturan.

Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.

Fakturor med känsligt innehåll

Tänk på att det inte får finnas personuppgifter på fakturorna.

Återbetalning leverantörsfaktura

Om du ska betala tillbaka pengar till Vaxholms stad på grund av att kommunen gjort en felaktig utbetalning, eller göra en återbetalning av en outnyttjad kredit ska återbetalningen göras till bankgiro 5302-9435.

Betalningsvillkor

Betalning sker 30 dagar efter godkänd leverans och fakturadatum/enligt överenskommen betalplan. Mervärdesskatt tillkommer enligt gällande mervärdesskattelag. Dröjsmålsränta utgår enligt gällande räntelag.

Olika typer av fakturor

E-faktura enligt Europeiska standarden

 Vaxholms tar emot elektroniska fakturor som uppfyller den Europeiska standarden, PEPPOL BIS Billing 3 samt de format som är godkända i peppolsystemet.
På SFTI:s hemsida kan du läsa mer om fakturaformatet Peppol www.sfti.selänk till annan webbplats
VAN operatör : BTS
Vårat peppol-id är 0007:2120002908

Pappersfakturor

Faktureringsadress för pappersfakturor

Vaxholms stad
Fakturor
Box 1
185 21 VAXHOLM

Andra försändelser (reklam, orderbekräftelser, biljetter och varor mot postförskott) ska adresseras direkt till mottagaren.

PDF- och mailfakturor

Vaxholms stad tar inte ta emot varken PDF-fakturor eller mailfakturor.

Kontakta ekonomisupport
Telefon: 08-54170820
Måndag-Fredag 9.00–12.00 och 13.00–16.00

E-post:fakturor@vaxholm.se